SARKK – Elektroniskt arkiv för kommunernas bruk

SARKK-tjänsten är en övergripande lösning för kommunorganisationernas elektroniska arkivering.Tjänsten är avsedd för dokument som ska lagras långsiktigt och permanent, och i projektets första fas fungerar SARKK som terminalarkiv.

Materialet mottas till SARKK-tjänsten antingen direkt från det operativa datasystemet (=kundsystemet, t.ex. fallhanteringssystem), från ett dokumenthanteringssystem eller med hjälp av det separata EasySARKK-användargränssnittet.Kommunen/samkommunen äger fortfarande materialet.

SARKK-tjänsten för kommunernas/samkommunernas och medborgarnas bruk

Nyttor med tjänsten

SARKK är en webbläsarbaserad tjänst som är oberoende av tid och plats.Tjänsten minskar arkiveringskostnaderna betydligt genom att bland annat avsevärt minska den tid som går åt till arkiveringsåtgärderna samt olika material- och utrymmeskostnader.Så här får experterna mer tid över för att bland annat utföra utvecklingsarbete.

En central nytta är säkerställandet av att dokumentmaterialet sparas, hittas och kan användas under årtionden och århundraden.

SARKK erbjuder nya möjligheter också avseende utvecklingen av kommunens elektroniska tjänster och för att effektivera kundbetjäningen.Materialet kan snabbt utnyttjas till exempel vid kundbetjäning, och med medborgarnas användargränssnitt kan kommuninvånarna själva söka offentligt material som lagrats i tjänsten.

Vid sidan av förvaringen av materialet har man i tjänsten centralt beaktat praxis avseende dataskydd- och åtkomsthantering.Det satsas också särskilt på tjänstens användbarhet.

Det är lätt att ta i bruk en färdig tjänst jämfört med att planera, implementera och underhålla en egen arkiveringslösning.Att ansluta sig till tjänsten förutsätter inte heller investeringar från kommunens sida.

Anslutning till tjänsten och presentation av tjänsten

Kuntien Tiera Oy:s St. Michels anstalt erbjuder SARKK-tjänsten som en del av Kuntien Tiera Oy:s serviceportfölj.De första tjänsterna börjar produceras Q2/2012.

Anslutning till tjänsten och tjänstens faser planeras tillsammans med kunden (en plan för att ansluta sig som kund upprättas) så att tröskeln att övergå till elektronisk arkivering sänks genom en infasning.Dessutom vill man stöda utvecklingen av förutsättningarna för elektronisk arkivering bland annat genom att erbjuda konsulttjänster för att upprätta tjänsteavtal.

Som en del av SARKK-tjänsten erbjuds kommunerna en möjlighet att utnyttja SARKK-systemets egen TOS, som har specificerats på basis av kommunklassificeringen. Dessutom erbjuds alternativa modeller för övergången till elektronisk arkivering.

Piloteringen av SARKK-projektet inleds våren 2012.

Tjänstepresentationer kan reserveras från:

Kristiina Häyrinen

projektdirektör 

tfn 044 794 5441

kristiina.hayrinen(at)tiera.fi