SARKK-palvelu on kokonaisvaltainen ratkaisu kuntaorganisaatioiden sähköiseen arkistointiin. Palvelu on tarkoitettu sekä pitkäaikaisesti että pysyvästi säilytettäville asiakirja-aineistoille, ja hankkeen ensimmäisessä vaiheessa SARKK toimii päätearkistona.

Aineiston vastaanottaminen SARKK-palveluun tapahtuu joko suoraan operatiivisesta tietojärjestelmästä (=asiakasjärjestelmästä, esim. asianhallintajärjestelmä), dokumentinhallintajärjestelmästä, tai erillistä EasySARKK-käyttöliittymää hyödyntäen. Aineiston omistajuus säilyy edelleen kunnalla/kuntayhtymällä.

SARKK-palveluesittely_pdf

SARKK-palvelu kunnan/kuntayhtymien ja kansalaisten käyttöön

Palvelun hyödyt

SARKK on ajasta ja paikasta riippumaton selainpohjainen palvelu. Se vähentää merkittävästi arkistointikustannuksia vähentämällä merkittävästi mm. arkistointioperaatioihin kuluvaa aikaa ja erilaisia materiaali- ja tilakustannuksia. Näin asiantuntijoiden aikaa jää enemmän mm. kehittämistoiminnalle.

Keskeinen hyöty on asiakirja-aineistojen säilyvyyden, löydettävyyden ja käytettävyyden varmistaminen vuosikymmenten ja vuosisatojen ajan.

SARKK tarjoaa uusia mahdollisuuksia myös kunnan sähköisten palveluiden kehittämiselle sekä asiakaspalvelun tehostamiselle. Aineisto saadaan nopeasti hyödynnettäväksi esimerkiksi asiakaspalvelutilanteisiin, ja kansalaisen käyttöliittymän avulla kuntalainen voi hakea itse palveluun talletettua julkista aineistoa.

Palvelussa on aineiston säilyvyyden ohella huomioitu keskeisesti tietoturva- sekä pääsynhallintakäytännöt. Myös palvelun käytettävyyteen panostetaan erityisesti.

Valmis palvelu on helppo ottaa käyttöön verrattuna oman arkistointiratkaisun suunnitteluun, toteutukseen ja ylläpitoon. Palveluun liittyminen ei myöskään vaadi investointeja kunnalta.

Palveluun liittyminen ja palveluesittelyt

Kuntien Tiera Oy:n Mikkelin toimipiste tarjoaa SARKK-palvelua osana Kuntien Tiera Oy:n palvelusalkkua. Ensimmäiset palvelut tulevat tuotantoon Q2/2012.

Palveluun liittyminen ja vaiheistus suunnitellaan yhdessä asiakkaan kanssa (laaditaan asiakkaaksi liittymisen suunnitelma) niin, että kynnys siirtyä sähköiseen arkistointiin madaltuu vaiheistuksen kautta. Lisäksi halutaan olla tukena sähköisen arkistoinnin valmiuksien kehittämisessä, mm. tarjoamalla konsultointipalveluita TOS:ien laadintaan.

Osana SARKK-palvelua kunnille tarjotaan mahdollisuus hyödyntää SARKK-palvelun omaa TOS:ia, joka on tarkennettu kuntaluokituksen pohjalta. Lisäksi tarjotaan vaihtoehtoisia siirtymismalleja sähköiseen arkistointiin.

SARKK-hankkeen pilotointi alkaa keväällä 2012.

Palveluesittelyjä voi varata seuraavilta hankkeen henkilöiltä:

Kristiina Häyrinen
projektipäällikkö
Puh. 044 794 5441
kristiina.hayrinen(at)tiera.fi
Katariina Ryhänen
hankejohtaja
Puh. 050 311 7202
katariina.ryhanen(at)tiera.fi